That is the (verrry serious) question! Shakespeare zou zich dezer dagen zonder twijfel over deze pertinente vraag gebogen hebben nadat hij voor de tigste keer tot vergaderen gedwongen werd door zijn uitgever, zijn sociale media-coach, zijn boekhouder, zijn communicatieverantwoordelijke ... (en dan kende hij het fenomeen 'Zoom-vergaderingen' zelfs nog niet). En we kunnen de man geen ongelijk geven. Al dat 'gevergader' maakt een mens soms zó moe. En is het eigenlijk wel altijd nódig dat we met z'n allen rond de tafel gaan hangen? (Sorry... zitten) Want geef toe, de vergaderemmer kan écht wel eens overlopen. En wat dan gedaan?!
We leven in een echte vergadercultuur. Vergaderen over de grootte van de misvieringboekjes, over de lengte van het nieuwe hinkelpad op de speelplaats, over de kleur van de servetten op het eetfestijn (not kiddin'!). Vergaderingen worden te pas en te onpas ingepland. En dat dat al eens een Kilimanjaro-level aan frustraties met zich meebrengt, dat hebben we állemaal aan den lijve al wel eens ondervonden.
We vroegen onlangs op Instagram wat de grootste ergernissen zijn bij vergaderingen. Een stortvloed aan reacties volgde. Ziehier een greep uit enkele overpeinzingen:
"Vergaderen duurt vaak veel te lang en is niet efficiënt genoeg. (We maakten er zelfs een tegelwijsheid van!)"
"Ik word er gek van dat soms 1 puntje in de vergadering een uur kan aanslepen..."
"Het frustreert me dat er collega's zijn die niet kunnen luisteren naar anderen en steeds met hun buur aan het fluisteren zijn."
"Meningen die ingeslikt worden... zorgt voor frustratie bij iedereen."
"Sommige dingen kunnen per mail worden meegedeeld. Dat vermijdt eindeloze discussies en onnuttige discussies."
"Er wordt soms eindeloos doorgedramd over hetzelfde onderwerp, waardoor de vergadering uitloopt."
"Hatelijk wanneer we oneindig in rondjes blijven draaien zonder dat er een oplossing in zicht komt."
Maar... is vergaderen wel altijd nodig?
In veel gevallen is het raadzaam om met z'n allen samen te troepen en de hoofden bij elkaar te steken. Want vele hoofden, maken het werk lichter. Feit. Maar soms is de meerwaarde van een 'samenscholing' gewoon nihil. Wanneer een idee overgebracht wordt waarin geen inspraak vereist wordt, of wanneer de inhoud niet iedereen aanbelangt en beslissingen beter gemaakt kunnen worden door enkelingen, dan is vergaderen een no go. Dan kan een mailtje voldoende zijn om iedereen op de hoogte stellen van de gemaakte beslissingen.
Geïnspireerd door jullie reacties en onze eigen bedenkingen, boksten wij de volgende poster in elkaar. To vergader or to mail?! Lees het hieronder!
(Misschien een ideetje om in de leraarskamer omhoog te hangen? Of onder de deur te schuiven van de directie...?)
Ideaal vergaderen
Maar... Studio TOPlesS zou Studio TOPlesS niet zijn, mochten we blijven hangen in negativiteit. We vroegen jullie dus ook naar enkele tips om vergaderen aangenamer te maken. Want hej, vergaderen hoeft lang niet altijd kommer en kwel te zijn. We gooiden de tips op een hoopje en kwamen tot het volgende 'Ideale vergadering-checklijstje'.
Downloaden om te printen!
Hang jij deze flowchart op in de leraarskamer?
Of geef je liever dit checklijstje aan de voorzitter van de vergadering?
Of maak je liever een wandeling tijdens het vergaderen?
Comments